Odcinek 4 serii: AgileBA w praktyce wdrożenia WMS
Na liście interesariuszy projektu WMS zwykle znajdziemy: Zarząd, Dyrektora Operacyjnego, IT, Kierownika Magazynu i dostawcę systemu.
I prawie nigdy nie ma tam osoby, która za pół roku zdecyduje, czy system naprawdę działa.
Magazyniera z wózkiem o 6:15 rano.
Kim jest interesariusz
AgileBA podchodzi do tego prosto: interesariusz to osoba lub grupa osób, która ma interes w powodzeniu lub porażce danej działalności. Nie „ktoś z wysokim stanowiskiem”. Nie „kto podpisuje dokumenty”. Ktoś, dla kogo projekt ma realne znaczenie, bo go dotyka, od niego zależy albo może na niego wpłynąć.
To definicja szersza, niż zwykle zakładamy na starcie projektu, i właśnie dlatego tak przydatna.
Trzy grupy interesariuszy w projekcie WMS
AgileBA dzieli interesariuszy na trzy kategorie. Przełóżmy je na realia magazynu.
1. Interesariusze projektowi Osoby specjalnie zaangażowane w projekt: Sponsor Biznesowy, Wizjoner Biznesowy, Koordynator Techniczny, Kierownik Projektu, Ambasador Biznesowy, Lider Zespołu, Twórcy i Testerzy Rozwiązania, a także role wspierające, jak Doradcy czy Facylitator Warsztatów.
2. Interesariusze biznesowi Osoby pracujące w organizacji sponsorującej projekt: kierownictwo, eksperci merytoryczni, kierownicy działów, użytkownicy końcowi, audytorzy, menedżerowie usług. W projekcie WMS to także: kierownik magazynu, brygadziści, magazynierzy, planiści, dział sprzedaży, obsługa klienta, księgowość.
3. Interesariusze zewnętrzni Osoby spoza organizacji, które są dotknięte projektem lub mogą wpłynąć na jego wynik: klienci, dostawcy, przewoźnicy, partnerzy, regulatorzy branżowi, audytorzy zewnętrzni. Niektórzy z nich mogą być jednocześnie dostawcami rozwiązania lub testerami.
Samo wypisanie tych grup bywa odkrywcze. Bardzo często okazuje się, że przewoźnicy, którzy odbierają towar z naszych rampy, albo dział księgowości, który rozlicza efekty ruchów magazynowych, w ogóle nie pojawiły się na pierwszej liście.
Macierz Wpływ / Zainteresowanie
Do uporządkowania tego, kogo i jak angażować, AgileBA proponuje prostą macierz Wpływ / Zainteresowanie. Pomaga ona w zarządzaniu komunikacją z interesariuszami, określeniu poziomu ich władzy i zainteresowania oraz w odkryciu trudności lub możliwości, które przy braku zaangażowania mogłyby pozostać niezauważone.
Cztery ćwiartki:
| Małe zainteresowanie | Duże zainteresowanie | |
|---|---|---|
| Duży wpływ | Utrzymuj zadowolenie | Angażuj blisko |
| Mały wpływ | Monitoruj (minimum wysiłku) | Informuj regularnie |
Przykłady z projektu WMS (propozycje, realna klasyfikacja zależy od konkretnej organizacji):
- Angażuj blisko: Sponsor Biznesowy, Kierownik Magazynu, Wizjoner Biznesowy
- Utrzymuj zadowolenie: dyrektor finansowy, który pojawia się głównie przy budżecie, ale może jednym zdaniem zatrzymać kolejny etap
- Informuj regularnie: magazynierzy, planiści, obsługa klienta, których codzienna praca się zmieni
- Monitoruj: interesariusze, których projekt dotyka marginalnie
Pułapka trzeciej ćwiartki
I tu dochodzimy do najczęstszego błędu. Magazynierów bardzo łatwo wrzucić do ćwiartki „mały wpływ, duże zainteresowanie” i uznać, że wystarczy ich informować. Dostaną maila, szkolenie dzień przed startem, krótką instrukcję. Dość?
Wyobraźmy sobie taki scenariusz (ilustracyjny, ale mechanizm bardzo realny).
System działa zgodnie z projektem. Proces zakłada, że każda paleta jest skanowana na lokalizacji przed odłożeniem. Ale ludziom na hali nikt nie wyjaśnił, dlaczego to ma sens. Skanowanie spowalnia pracę, a premie liczone są od liczby obsłużonych palet na zmianę.
Co się dzieje? Magazynierzy zaczynają „optymalizować”. Skanują po fakcie, hurtem, albo wcale, a później uzupełniają ręcznie. Na papierze proces działa. W rzeczywistości dane w systemie są coraz mniej wiarygodne, a po kilku tygodniach rozjeżdżają się stany, na które cały projekt miał wpłynąć.
Formalnie magazynierzy mieli niewielki wpływ na projekt. Faktycznie zdecydowali o jakości danych w systemie.
To dobry przykład, dlaczego macierz jest narzędziem pomocniczym, a nie wyrocznią. Pozycja w ćwiartce opisuje wpływ formalny, a nie wpływ na sukces wdrożenia.
Co robi Analityk Biznesowy
W projekcie AgileBA Analityk Biznesowy nie jest tylko autorem macierzy. Jego rola to praktyczne wsparcie każdego interesariusza w jego roli:
- Sponsorowi pomaga przez modelowanie procesów i mapowanie łańcuchów wartości
- Wizjonerowi przez priorytetyzację wymagań i facylitację
- Ambasadorowi Biznesowemu przez ułatwianie komunikacji w Zespole Rozwoju Rozwiązania
- Kierownikowi Projektu przez wspólną analizę i angażowanie interesariuszy
Kluczowe jest też coś, co AgileBA nazywa kulturą Agile i zaangażowaniem interesariuszy. Więcej: przejrzystości procesu, częstych wdrożeń, warsztatów facylitowanych i komunikacji twarzą w twarz. Mniej: obszernej dokumentacji, szczegółowej analizy wstępnej i dużych, nieustrukturyzowanych spotkań, po których wszyscy kiwają głowami i nikt nic nie rozumie.
Praktyczna rada na koniec
Zanim narysujesz macierz, zadaj sobie jedno pytanie:
Kogo ta zmiana dotknie najbardziej w codziennej pracy?
Ta osoba prawie zawsze powinna być bliżej projektu, niż wskazuje jej pozycja w organigramie. Nie dlatego, że ma decydować o budżecie, tylko dlatego, że to ona sprawi, że system będzie działał tak, jak zaprojektowano, albo tak, jak jej wygodnie.
Kilka pytań kontrolnych:
- Czy w naszej analizie interesariuszy są użytkownicy końcowi, czy tylko ich przełożeni?
- Czy ktoś z hali magazynowej uczestniczył w warsztatach wymagań, a nie tylko w szkoleniu przed startem?
- Czy wiemy, jak zmieni się codzienna praca każdej grupy i czy ktoś im to wytłumaczył?
To czwarty odcinek serii łączącej metodykę AgileBA z praktyką wdrożeń WMS. Kolejny odcinek: Jak zbierać wymagania do WMS, żeby nie zapytać tylko kierownika magazynu – warsztaty, obserwacja i elicytacja w praktyce.
A jak było u Was? Kogo najbardziej brakowało przy stole w Waszym projekcie WMS lub ERP?